ثبت دفاتر تجاری
تجارت عبارت است از معاملاتی ست که توسط افرادی که به این کسب و کار مشغولند و تاجر نامیده می شوند انجام می شود.
لازمه تجارت آگاهی دائم از قیمت کالاهای مورد معامله است تا تجار کالای مورد نظر را با سودی معقول معامله نمایند.
در تجارت معمولا خرید و فروش به صورت نسیه مرسوم می باشد و یا حتی ممکن است گاها بخشی از کالای مورد معامله در آخرین مرحله معامله تحویل گردد. بنابراین مدیریت تمام این موارد تجار را ملزم به نگهداری این موارد در دفاتر تجاری نموده است .
به عبارتی دفاتر تجاری عبارت از دفاتر مخصوصی است که تجار تمام امور مربوط به داد و ستد های خود را در آن درج می نمایند. همچنین توجه داشته باشید که کلیه تجار به استثنا کسبه جزء قانونا ملزم به نگهداری این دفاتر می باشند.این دفاتر عبارتند از 1-روزنامه 2 –کل 3-دارایی4 -کپیه .
بنا بر قانون ماده 6 قانون تجارت : قوانین مالیاتی ایران درآمد بازرگان و شرکت ها را بر اساس ترازنامه و حساب سود و زیان آنان که از روی دفاتر قانونی تنظیم می شود محاسبه می نماید.
انواع دفاتر تجاری
- دفتر روزنامه
دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجاری ( از قبیل خرید و فروش و ظهرنویسی ) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسمی و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.
دفتر روزنامه در واقع مهم ترین دفتر تاجر محسوب می شود زیرا کلیه اطلاعات مربوط به معاملات ، داد و ستدها و هرگونه اقدام تجاری در آن ثبت می گردد و ملاک سایر دفاتر تجاری تاجر نیز می باشد.
قانون تاجر را مکلف کرده است همه روزه کلیه معاملات تجاری و اقدامات تجاری خود را در دفتر روزنامه ثبت کند. تاجر بعد از هر نوع اقدام تجاری فرصت تفکیک و تنظیم و ثبت هر یک را به طور منظم ندارد . به همین دلیل قانون دفتر روزنامه را پیش بینی کرده که تاجر کلیه اقدامات تجاری خود را بدون تفکیک بلافاصله در آن ثبت و در فرصت مناسب به طور مرتب و منظم به دفاتر دیگر منتقل کند. - دفتر کل
طبق ماده 8 قانون تجارت ” دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه استخراج ، انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند “.
تاجر در روز معاملات متنوعی انجام می دهد که برای جلوگیری از فراموشی و از قلم افتادن ناچار همه روزه آن ها را بلافاصله ثبت می کند. طبیعتاَ این کار به سرعت و بدون تفکیک انواع معاملات انجام می شود. اگر تاجر بعداَ بخواهد مورد خاصی از معاملات خود را ملاحظه کند، استخراج آن از دفتر روزنامه به سادگی انجام نخواهد شد.
به همین دلیل قانون دفتر دیگری را برای تاجر پیش بینی کرده است که دفتر کل نام دارد و تاجر مکلف است همه هفته انواع مختلف معاملات و تعهدات و مطالبات خود را از دفتر روزنامه استخراج و آن ها را در صفحه مخصوص خود در دفتر کل ثبت کند.
معمولاَ در دفاتر کل برای هر شخصی که طرف معامله با تاجر است ( اعم از شخص حقیقی یا حقوقی ) و یا برای هر موضوع صفحه یا صفحاتی اختصاص داده می شود. در نتیجه تاجر هر وقت بخواهد از وضعیت و روابط تجاری خود با دیگران آگاهی پیدا کند کافی است صفحه مربوط به شخص یا موضوع مورد نظر خود را باز کرده و هرگونه اطلاعی را که مورد لزوم اوست از آن استخراج کند. مثلاَ تاجر اگر بخواهد از وضعیت نوع به خصوصی از معاملات و روابط تجاری خود اطلاع حاصل کند یا وضع معاملات برواتی خود را بداند به قسمت بروات دفتر کل مراجعه و از کم و کیف آن آگاه می گردد.
با توجه به اینکه دفتر کل مستخرج از دفتر روزنامه است باید مجموعاَ بر دفتر روزنامه منطبق باشد. - دفتر دارایی
طبق ماده 9 قانون تجارت : ” دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام می پذیرد “.
البته دفتر کل با توجه به اینکه مجموعاَ حاوی کلیه مطالبات و دیون تاجر می باشد طبیعتاَ معرف وضع دارایی تاجر نیز هست . با وجود این در دفتر کل، دارایی تاجر در رابطه با هر شخص و هر موضوع به طور جداگانه درج گردیده و اصولاَ هدف از آن معرفی وضعیت دارایی تاجر نیست درحالی که تاجر همه ساله و به طور دقیق و جامع باید بداند وضعیت دارایی او به طور کلی و سود و زیان او در سال گذشته به چه میزانی است به همین دلیل قانون وی را مکلف به داشتن دفتر دارایی کرده است.
دفتر دارایی باید حداکثر تا 15 فروردین سال بعد تنظیم شود. برای اینکه تاجر در اوایل هر سال بلافاصله در جریان دقیق وضعیت دارایی و سود و زیان خود درسال گذشته قرار گرفته و اقدامات لازم را به موقع انجام دهد.
تاجر این دفتر را برخلاف سایر دفاتر، باید پس از تنظیم امضا نماید. زیرا دفتر دارایی پس ازتنظیم خاتمه یافته تلقی شده و در حکم یک سند اعتراف نامه است که باید به امضای تاجر برسد تا سندیت داشته باشد. - دفتر کپیه
طبق ماده 10 قانون تجارت : دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.
تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.
تاجر با تجار دیگر در ارتباط با کارهای تجاری خود مکاتبات و مراسلاتی دارد که باید محفوظ و در دسترس تاجر قرار داشته باشد تا در صورت لزوم بتواند به آن ها استناد کند.
سابق بر این ، که ماشین تایپ وجود نداشته است تنها راه حفظ این گونه مکاتبات ثبت آن ها در یک دفتر مخصوص بوده است که قانون همان دفتر کپیه را برای این منظور در نظر گرفته است و تاجر باید متن تمام نامه های خود را در آن ثبت کند.
امروزه که سیستم ماشین نویسی وجود دارد اصولاَ از هر نامه ای چند نسخه تهیه می شود که یک نسخه برای طرف ارسال و نسخه دیگر در پرونده مربوط ضبط و احتمالاَ یک نسخه دیگر نیز بایگانی می گردد. بدین ترتیب عملاَ این پرونده ها جانشین دفتر کپیه شده است.
تاجر می تواند از دفاتر دیگری که احتمالاَ برای منظورهای دیگری مورد نیاز اوست مثل دفتر اندیکاتور، اندیکس ، معین و غیره استفاده کند و تجار هم معمولاَ این کار را می کنند ولی داشتن این گونه دفاتر یک تکلیف قانونی نیست و ضمانت اجرای خاصی برای آن ها پیش بینی نشده است ، ولی مندرجات این دفاتر به عنوان یک سند اعتراف عادی می تواند مورد استناد قرار گیرد.
نگهداری دفاتر تجاری
با توجه به ماده 6 ق.ت، هر تاجری مکلف است از دفاتر تجاری استفاده کند، البته با وجود این که کسبه جزء تاجر محسوب می شوند، از نگهداری دفاتر تجاری معاف می باشند. دفاتر تجاری سند عادی هستند.
به موجب ماده 96 قانون مالیات های مستقیم سال 1366، کسبه جزء :
کسبه، پیشه وران و تولیدکنندگان و نظایر آن ها که حداکثر درآمد آن ها در سال یکصد میلیون ریال باشد. مثلاَ سوپرمارکتی که حداکثر درآمد سالیانه او پنج میلیون تومان است.
ثمره ی تفکیک میان کسبه جزء را صادر نمود و دادخواست ورشکستگی کسبه جزء پذیرفته نمی شود و باید دادخواست اعسار بدهند. معیار تشخیص کسبه جزء از تاجر، میزان درآمد سالیانه می باشد نه موضوع فعالیت، زیرا موضوع فعالیت هر دو عمل تجاری است.
کسبه جزء اشخاص حقیقی می باشند و اشخاص حقوقی را نمی توان کسبه جزء نامید.
معایب نداشتن دفاتر تجاری
- با توجه به بند 3 ماده 542 ق.ت، تاجری که دفتر نداشته باشد یا دفاتر او ناقص یا بی ترتیب باشد ممکن است ورشکسته به تقصیر شناخته شود. ( از موارد ورشکسته به تقصیر اختیاری می باشد، یعنی صدور حکم ورشکستگی به تقصیر با تشخیص دادگاه است نه تکلیف دادگاه ).
- اگر در دادگاه به دفتر تجاری تاجر استناد شود، تاجر مکلف است این دفتر را ابراز کند مگر آن که ثابت نماید دفتر تاجر تلف شده یا به آن دسترسی ندارد. در غیر این صورت عدم ابراز دفاتر می تواند از قرائن مثبته بر ضرر تاجر باشد.
- جزای نقدی مقرر در ماده 15 ق.ت
- مالیات علی الراس محاسبه می شود یعنی مامور مالیاتی اوضاع و احوال تجارتخانه را مشاهده و با توجه به آن مالیات را محاسبه می کند.
نکته : دفاتر روزنامه و کل ملاک محاسبه مالیات می باشند.
تکلیف تاجر در قبال دفاتر تجاری
تاجر مکلف است کلیه معاملات را به ترتیب تاریخ وارد دفتر تجاری بنماید و هم چنین مکلف است دفاتر تجاری از ختم هر سال مالی تا 10 سال نگه دارد. تکلیف به نگهداری دفاتر تجاری برای تاجر تا 10 سال است اما این به این معنا نیست که پس از 10 سال این دفاتر قابلیت استناد در دعاوی را از دست می دهند. در نتیجه دفاتر تجاری قابلیت استناد نامحدود دارد.
البته به موجب ماده 157 قانون مالیات های مستقیم اصلاحی 1380، تکلیف نگهداری دفاتر تجاری برای تعیین میزان مالیات بر درآمد، 5 سال است.
ثبت نام تاجر در دفاتر تجاری
دفتر ثبت تجاری مخصوص ثبت نام اشخاصی است که به شغل تجارت اشتغال دارند. دفتر ثبت نام تجاری برخلاف دفاتر تاجر، سند رسمی می باشد. یکی از الزامات حرفه ای شغل تجارت، ثبت نام تاجر در دفاتر تجاری است.
نکته : ثبت نام در دفتر ثبت تجاری برای شرکت های تجاری با ثبت در مرجع ثبت شرکت ها تفاوت دارد. ثبت در دفتر ثبت تجاری به صورت اعلامی می باشد و اداره ثبت مسئولیتی نسبت به صحت مطالب ارائه شده ندارد و قانون نیز ضمانت اجرایی در خصوص ارائه اطلاعات نادرست معین نکرده است.
سندیت دفاتر تجارتى
درباره سندیت دفاتر تجارى ماده ۱۴ قانون تجارت چنین تصریح دارد:
دفاتر تجارى و سایر دفاترى که تجار براى امور تجارتى خود به کار مىبرند، در صورتى که مطابق مقررات این قانون مرتب شده باشند، بین تجار در امور تجارتى سندیت خواهند داشت؛ در غیر این صورت فقط علیه صاحب آن معتبر خواهند بود.
سندیت دفاتر از نظر قوانین و مقررات مالى
کلیه دفاتر تجارتى که بر اساس قوانین و ضوابط تعیینشده در قانون تجارت تنظیم شده باشد، از نظر محاسبه مالیات سالانه تجار سندیت دارد. اما در صورتى که موارد زیر در آنها وجود داشته باشد، از نظر محاسبه مالیات اعتبارى نداشته و رد خواهند شد:
- مخدوش بودن مانند تراشیدن، پاک کردن، محو کردن مندرجات، نوشتن بین سطور، جاى سفید گذاشتن یا سفید ماندن تمام یا قسمتى از یک یا چند صفحه آنها یا اشتباه در محاسبه.
- عدم ارائه دفاتر در مواقع لزوم و محاسبه.
- استفاده از دفاتر مالى سنوات گذشته.
- تأخیر بیشتر از حد مجاز و مهلتى که براى نوشتن آنها تعیین شده است.
- که در این صورت ممیز مالیاتى به طور علىالرأس مالیات را تعیین خواهد کرد. منظور از تعیین مالیات بهطریق علىالرأس یعنى تشخیص مالیات تاجر بر اساس اطلاعاتى که ممیز مالیاتى به دست آورده باشد.
سندیت دفاتر از نظر اثبات حق
در موارد زیر دفاتر تجارتى در دعواى علیه تاجر با تجار دیگر دلیل محسوب مىشود:
- هرگاه دعوا علیه تاجر دیگرى باشد.
- دعوا مربوط به مطالبات و محاسبات تجارتى باشد.
- دفاتر تجارتى بر اساس ضوابط مندرج در قانون تجارت تنظیم شده باشد.
- در موارد ذیل دفاتر تجارتى دلیل محسوب نمىشود:
- در صورتى که اوراق جدیدى به دفتر تجارتى افزوده شده باشد.
- هرگاه مخدوش بودن دفاتر مزبور محقق شده باشد.
- در مواقعى که بىاعتبارى دفاتر مورد بحث به وسیله مراجع ذیصلاح اعلام شده باشد.
- مواردى که تاجر ملزم به ارائه دفاتر خود بوده، به شرح زیر است:
- در صورتى که در دعواى مطروحه (طرحشده) به آن استناد شده باشد، ارائه دفاتر مزبور الزامى است.
- چنانچه تسلیم دفاتر و ارائه آن در دادگاه ممکن نباشد دادگاه کارمندى را مأمور میکند که به تجارتخانه مراجعه کرده و از تمام یا قسمتى از صفحات دفاتر که لازم و ضرورى باشد، کپى یا رونوشت تهیه کند.
- در صورتى که تاجر از ارائه دفاتر تجارتى خود امتناع کند و نتواند اثبات کند که دفاتر وى تلف شده است یا دسترسى به آن ندارد، دادگاه مىتواند دلیل مورد استناد را به نفع و حقانیت استنادکننده محسوب کند.
اظهارنامه دفتر ثبت تجاری
برابر ماده 16 قانون تجارت در نقاطی که وزارت دادگستری لازم بداند دفتری به نام دفتر ثبت تجاری تشکیل می دهد و هدف از تاسیس چنین دفتری اینست که امور تجاری تحت نظم و انتظام و ضوابطی باشد و برای این منظور اسم تجار و نوع فعالیت تجاری آن ها در دفتر مزبور ضبط می گردد و کلیه اشخاصی که به امر تجارت اشتغال دارند خواه ایرانی بوده و خواه بیگانه باید در مدتی که تعیین گردیده اسم خود را در آن دفتر ثبت نمایند و در صورت تخلف به جزای نقدی از 200 ریال تا 2000 ریال محکوم می شوند و البته کسبه جزء از انجام این اعمال یعنی ثبت اسم خود معاف می باشند و اینکه چه کسانی کسبه جزء می باشند آیین نامه هایی که از طرف وزارت دادگستری تهیه و تنظیم گردیده مشخص و معلوم نموده که از موضوع بحث ما خارج است.
دفاتر مزبور حاوی نام و مشخصات کامل تجار و بنگاه های بازرگانی و شرکت های تجاری می باشد و در حقیقت هم نام اشخاص حقیقی و هم نام اشخاص حقیقی و هم نام اشخاص حقوقی در آن ثبت می شود و صفحات دفاتر مزبور در ابتدای کار وسیله دادستان محل و یا نماینده او شماره گذاری و امضاء می گردد و به مهر دادسرا ممهور می شود. و تعداد صفحات با تمام حروف در اول و آخر هر دفتر با ذکر تاریخ مشخص می گردد و برای ثبت هر شماره یک صفحه مخصوص وجود دارد. و منظور از قید تمام صفحات اینست که کلیه صفحات آن معلوم بوده و به طور واضح معلوم گردد که دارای چند صفحه است تا احیاناَ فرد یا افرادی نتوانند صفحه یا صفحاتی به آن اضافه نموده یا کسر نمایند و راهی برای سوء استفاده و تخلف وجود نداشته باشد.
لازم به ذکر است که علاوه بر ثبت نام کلیه تجار و بازرگانان و بنگاه های بازرگانی و شرکت های تجاری ایرانی نام تجار و شرکت های تجاری خارجی که مرکز اصلی یا تجارتخانه آن ها در ایران قرار دارد یا اینکه مرکز اصلی تجارتخانه در خارج بوده لیکن شعبه یا شعبی در ایران دارند باید مانند تجار ایرانی در دفاتر مزبور به ثبت برسد.
البته در حال حاضر تجار و شرکت ها و بنگاه های تجاری مقیم تهران برای این منظور باید به اداره ثبت شرکت های تجاری و مالکیت صنعتی و در شهرستان ها به همان دفتری که برای این منظور اختصاص داده شده مراجعه نموده و سه نسخه از اظهارنامه های چاپی که در اختیار آن مراکز قرار دارد دریافت و پس از تنظیم به همان مراکز تحویل و رسید آن را اخذ نمایید.
برابر ماده 6 آیین نامه مزبور، در اظهارنامه باید نکات ذیل به ترتیبی که شماره گذاری گردیده است نوشته گردد :
- نام و نام خانوادگی بازرگان و رئیس بنگاه و مدیران شرکت و اسم تجارتخانه یا بنگاه یا شرکت.
- تاریخ و محل تولد و شماره شناسنامه و محل صدور.
- تابعیت اصلی و تابعیت فعلی .
- در صورتی که تابعیت کشور دیگری را تحصیل نموده باشند تاریخ و طرز تحصیل تابعیت ثانوی هم باید قید گردد.
- تاریخ ورود به ایران و شماره و محل صدور پروانه اقامت برای خارجیان
- محل اقامت شخصی، محل تجارتخانه یا بنگاه با قید نشانی کامل محل مرکز اصلی شرکت و شعبات آن.
- میزان سرمایه در شرکت های تجاری.
- شماره ثبت منگنه و پلمپ دفاتر تجاری با مواد 6 و 12 قانون تجارت.
- عنوان تلگرافی، شماره تلفن، کتاب رمز تجاری ( اگر داشته باشد ).
- قید شماره ثبت علائم تجاری
در صورتی که شرکت یا بنگاه یا تاجر منحصراَ به معاملات داخلی اشتغال دارد باید نوع معاملات و نام کالایی که مورد معامله می باشد قید شود.
هرگاه شرکت یا تجارتخانه یا بنگاه به تجارت خارجی اشتغال داشته باشد باید معین نماید که وارد کننده است یا صادرکننده یا حق العمل کار یا هر سه و در صورت امکان ارقام کالای عمده ای که اختصاصاَ صادر یا وارد می نماید معین گردد.