پلمپ دفاتر قانونی یکی از اولین اقداماتی است که پس از ثبت شرکت باید انجام دهید. این اقدام صرف نظر از اینکه شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر باید انجام شود. در این مقاله بررسی میکنیم که پلمپ دفاتر چیست و با انواع دفاتر قانونی، مدارک لازم جهت پلمپ دفاتر، راهنمای مراحل دریافت و ثبت دفاتر قانونی شرکتها آشنا می شویم.
دفاتر پلمپ
همه شرکتها و اشخاص حقیقی یا حقوقی برای ثبت هزینهها و درآمدهای خود در بازههای روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه و اظهار کردن آنها ملزم به وارد کردن اطلاعات حساب و کتاب خود در این دفاتر هستند. این دفاتر برای اینکه مورد قبول اداره مالیات قرار بگیرند و قابل استناد باشند باید پلمپ شوند، یعنی باید به امضای نماینده اداره ثبت برسد. این دفاتر از این جهت حائز اهمیت است که مانع هرگونه تقلب و جابجایی ثبت گزارشهای مالی میشود ولی در صورتی که دفاتر قانونی پلمپ نشده باشند برای بازرسین مالیاتی فاقد اعتبار خواهند بود. قبل از استفاده از دفتر، نماینده اداره ثبت دفاتر بازرگانی شما را مهر، امضا و شمارهگذاری میکند. سپس میبایست اظهارنامه پلمب دفاتر تکمیل شده و به تایید نماینده ثبت برسد. در ادامه دو طرف قیطان دفاتر با مهر وزارت دادگستری ممهور و منگنه میشود به طوری که عملا امکان جابجایی و دستبردن در صفحات وجود ندارد. حالا دفاتر قانونی شما آماده استفاده و ثبت رویدادهای مالی بنگاه اقتصادی شماست. در پایان سال حتی اگر دفاتر سفید باشند نیز باید تحویل اداره مالیات شوند. به عبارتی میتوان گفت پلمب دفاتر اجباری است حتی اگر شرکت شما هیچگونه فعالیت اقتصادی نداشته باشد. انواع مختلفی از دفاتر قانونی وجود دارند که هرکدام مربوط به کار خاصی هستند. به طور کلی ۲ نوع دفتر داریم که شامل دفاتر رسمی و غیررسمی است.
انواع دفاتر پلمپ
- دفاتر رسمی؛ دفاتر رسمی خود به چهار دسته تقسیم می شوند. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر اندیکاتور.
- دفتر روزنامه؛ دفتر روزنامه مهمترین دفتر قانونی به شمار میرود. این دفتر از جمله دفاتری است که باید پلمپ شود و هر فعال اقتصادی باید به صورت روزانه همه طلبها، بدهیها، مبادلات تجاری و معاملات مربوط به اسناد تجاری از جمله خرید، فروش، ضمانت و… را در آن ثبت کند.علاوه بر اینها صادرات، واردات و تنخواه نیز در این دفتر قید میشود.
انواع دفتر روزنامه
- دفتر روزنامه عمومی؛ این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیاتهای مالی است.
- دفتر روزنامه اختصاصی؛ در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت میشود. دفتر روزنامه عملیاتهای مالی خرید، دفتر روزنامه عملیاتهای مالی فروش، دفتر روزنامه پرداختهای نقدی یا دریافتهای نقدی هر کدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار میروند.
- دفتر کل؛ دفتر کل یکی دیگر از دفاتر رسمی است که باید پلمپ شود. دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل میشود. دفتر کل همان دفتری است که صورتهای مالی و ماندهحساب از آن استخراج میشود. هر حساب در دفتر کل یک صفحه اختصاصی دارد و معاملات ثبتشده در دفتر روزنامه باید حداقل هفتهای یک بار از دفتر روزنامه استخراج شده و با تعیین نوع معامله به طور خلاصه به صفحه مخصوص آن حساب در دفتر کل منتقل شود.
- دفتر دارایی؛ در حال حاضر دفتر دارایی وجود ندارد و این دفتر جزو دفاتری که باید پلمپ شوند نیست. دفتر دارایی دفتری است که فعال اقتصادی هر ساله، لیست کامل داراییهای منقول و غیرمنقول، بدهیها و طلبها را ریز به ریز در آن وارد میکند.
- دفتر اندیکاتور (دفتر کپیه)؛ این دفتر نیز پلمب نمیشود. دفتر کپیه دفتری است که همه صورتحسابها، مکاتبات و مخابرات هر فعال اقتصادی در آن به ترتیب تاریخ ثبت میشود.
٢. دفاتر غیر رسمی؛ دفاتر غیر رسمی دفاتر قانونیای هستند که داشتن آنها به عملیات حسابداری کمک میکند و از آنها میتوان برای ثبت و استخراج موارد دقیقتر بهره گرفت اما داشتن آنها الزامی نیست.
- دفتر معین؛ دفتر معین جزو دفاتر قانونی غیررسمی است و کاربرد آن مجزا کردن حسابهای دفتر کل است. از دفاتر معین برای استخراج اطلاعات جزیی از دفتر کل استفاده میشود.
انواع دفاتر معین
- دفتر معین بدهکاران
- دفتر معین بستانکاران
- دفتر معین اموال
به طور کلی میتوان گفت عملا، گرفتن و پلمب تنها ۲ دفتر برای شرکتها الزامی است، دفتر روزنامه و دفتر کل.
پلمپ دفاتر مالیاتی
طبق قانون، هر مؤسسه یا شرکت یا سازمانی که مشمول قوانین مالیات است باید دفاتر قانونی خود را جهت ثبت تمامی فعالیتهای مالی خود تحویل بگیرد. طبق ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون، داد و ستدهای تجاری و در کل مجموع واردات و صادرات تجاری خود و وجوهی را که برای مخارج شخصی برداشت میکند در آن دفتر ثبت نماید.
طبق ماده ۸ قانون تجارت در مورد دفتر کل، تاجر باید تمامی معاملات خود را حداقل هفتهای ۱ مرتبه از دفتر روزنامه استخراج نموده و پس از تفکیک آن به بخشهای مختلف این موارد را به صورت خلاصه در دفتر کل ثبت کند.
زمان پلمپ دفاتر قانونی
پلمپ دفاتر برای شرکتهای تازه تأسیس تا ۳۰ روز پس از درخواست امکانپذیر است، ولی دفاتر پلمب شدهی شرکتهای دیگر برای هر سال مالی، که از فروردین تا انتهای اسفند است، باید قبل از شروع سال مالی جدید اخذ گردد؛ بدین معنی که برای اخذ پلمپ دفاتر سال ۹۹ باید نهایتاً تا ۲۹ اسفند ۹۸ اقدام کرد، وگرنه ممکن است دفاتر تجاری مورد قبول واقع نگردد و منجر به مشکلات مالیاتی مانند جریمه مالیاتی (علیالرأس) شده و حتی ممنوعالمعامله شدن را نیز در پی داشته باشد.
پلمب دفاتر در واقع به معنای برگشماری دفاتر، شمارهگذاری صفحات و منگولهدار کردن دفاتر است تا نتوان از آن برگی کم و زیاد کرد. همچنین در این دفاتر نام شرکت و شماره ثبت پلمب دفاتر قید شده و مهر اداره ثبت شرکتها در آن زده میشود.
آیا پلمپ دفاتر الزامیست؟
بله زیرا جزء قوانین می باشد و در صورت عدم انجام آن جریمه مالیاتی میشویم. عدم صدور صورتحساب، عدم درج شماره اقتصادی، استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران یا برعکس، مسئولیت تضامنی + ۱۰درصد مبلغ مورد معامله که بدون رعایت ضوابط این ماده صورت گرفته باشد را در بر دارد.
آیا شرکتی که کار نمیکند باید دفتر پلمپ کند؟
بله. تمامی شرکت ها موظف به دریافت دفاتر مالی خود هستند و برای اینکه عدم فعالیت خود را به اداره مالیات (دارایی) اعلام نمایند باید دفاتر پلمپ شده خود را بصورت خالی تسلیم آن اداره محترم کنند.
اشخاص مشمول عملیات پلمپ دفاتر قانونی
- کلیه اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکتها به ثبت رسیده اند .
- کلیه اشخاص حقیقی دارنده کسب و کار ( گروه اول موضوع آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م ) اشخاصی که مجموع فروش آنها و یا ۱۰برابر درآمد آنها طبق برگ قطعی مالیات از سال ۹۱ به بعد بیش از ۳ میلیارد تومان بوده است و در مورد اشخاص حقیقی دارای کسب و کار که خدمات ارائه می دهند مثل وکلا، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان ۱.۵ میلیارد تومان بیشتر باشد.
- تشکل های قانونی مثل ( انجمن ها ، احزاب ، اتحادیه های صنفی )
اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت جزء مودیان گروه اول آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م محسوب می شوند.
- دارندگان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)
- صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه
- بهره برداری از وزارتخانه ذیربط
- صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، کلینیک های تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- فروشگاه های زنجیره ایی دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذیربط
مراحل پلمپ دفاتر قانونی
- به منظور ثبت درخواست برای پلمپ دفاتر تجاری ، ابتدا با مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir در قسمت پلمپ دفاتر تجاریبه درخواست خود را ثبت می کنیم. چنانچه ، شخص حقوقی هستید باید در مرجع ثبت شرکت ها از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، قسمت تعیین شده برای شخص حقوقی را انتخاب کنید. در قسمتهای بعد، تابعیت، شناسه ملی، شماره تلفن ثابت، شماره تلفن همراه و کد پستی شخصیت حقوقی را در قسمت مربوطه وارد کنید. توجه داشته باشد که درج شماره تلفن همراه برای این است که تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به همین شماره همراه درج شده، ارسال شود .
- در قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی، منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده است که در اساسنامه شخصیت حقوقی ثبت شده است. تاریخ پایان سال مالی، نیز به صورت اتوماتیک توسط خود سامانه محاسبه می شود. این را هم بدانید که تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و ارسال درخواست پلمپ، برای شروع دوره مالی مناسب نیست.
- در مرحله بعد نوبت به تکمیل قسمت مربوط به اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده می رسد. چون دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ، به آدرس ذکر شده در این قسمت، برای شما ارسال می شود. بنابراین باید در درج این اطلاعات دقت نمایید. چنانچه شهر مورد نظر شما در گزینه های موجود در سامانه شده وجود نداشته باشد، هنوز به سامانه اضافه نشده است. لذا می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل کنید.
- در صفحه ی بعدی پس از بررسی دقیق اطلاعات شخص حقوقی باید در صورت صحت اطلاعات، گزینه ی ” تایید اطلاعات شخص حقوقی” را کلیک کنید و در صورت عدم تطابق اطلاعات، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.
- در گام بعدی یک شماره پیگیری، بر اساس اطلاعات وارد شده به شما اختصاص می یابد .
- در مرحله بعد سِمَت تکمیل کننده اظهارنامه را از فهرست مربوطه انتخاب نموده و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره را در سامانه قید نمایید.
- در قسمت بعد اسامی سایر اعضاء هیات مدیره را به همراه اطلاعات مربوط به آن ها شامل نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و …وارد نموده و در آخر روی گزینه ی گام بعدی کلیک کنید و به مرحله ی بعد بروید.
- در این مرحله، با مشخص نمودن عضو هیات مدیره، سمت های آنها، مدت تصدی و تاریخ شروع آن را وارد نمایید.
- در مرحله بعد حدود حق امضای اعضاء هیات مدیره و پس از آن سمت اعضای هیات مدیره را مشخص کنید.
- در فرم بعدی، نوع دفتر مورد تقاضای شخص، دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های مورد نیاز آنها و تعداد جلدهای دفتر را وارد کرده و اطلاعات وارد شده را ذخیره کنید.
- سپس، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات می شوید. در این مرحله باید پس از کنترل و اطمینان از صحت اطلاعات گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب شود.
- پس از تکمیل اطلاعات کلیک بر روی پذیرش نهایی ، باید ، اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده را از اینترنت دریافت نموده و سپس آن را به همراه سایر مدارک به اداره ثبت ارسال کنید تا دفاتر پلمپ شده توسط اداره پست ارسال شوند.
- پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک کنید.
- شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید.
- بعد از ارسال مدارک ، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، (پیگیری درخواست از طریق همین سامانه امکان پذیر است) اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد.
- در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.
- چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد ، می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.
مدارک لازم پلمپ دفاتر جهت پست کردن به اداره ثبت شرکت ها
اشخاص حقوقی
- ارائه اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده اخذ شده از اینترنت
- ارائه تصویر آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
- تصویر کارت ملی مدیرعامل
- ارائه اصل یا کپی وکالتنامه و یا معرفی نامه در مورد اشخاص دولتی
اشخاص حقیقی
- ارائه اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده اخذ شده از اینترنت
- کپی کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
- کپی پروانه کسب و یا جواز فعالیت کسبی
در خاتمه مطلب تاکید می کنیم بعد از ثبت درخواست اینترنتی پلمپ دفاتر، ارسال مدارک از طریق دفاتر پستی منتخب الزامی است. بعد از ارسال مدارک از طریق پست و درج شماره رسید پستی در قسمت درخواست پیگیری پورتال اداره ثبت شرکتها، مدارک بوسیله کارشناسان اداره شرکتها بررسی و در صورت نداشتن مغایرت مدارک ارسالی با اطلاعات موجود در اداره ثبت شرکتها، صحت اطلاعات تایید و اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آنها را می دهند و و با مراجعه به سایت، پرداخت وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی انجام می دهید. در هر کدام از مراحل میتوانید جهت مشاوره با موسسه حقوقی مفید ثبت تماس بگیرید.