شرکت عبارت است از اینکه دو یا چند نفر طبق یک قرارداد مقداری سرمایه می گذارند و یک موضوع را برای شرکت در نظر می گیرند و طبق ان فعالیت می کنند و سود و زیان حاصل از عملیات را تقسیم می کنند. امروزه با رونق گرفتن شبکه های مجازی، فعالیت بسیاری از شرکت ها به صورت موقتی و مجازی انجام می شود.
سازمان ها و شرکت های مجازی باعث افزایش بهره وری و بالا رفتن سرعت ارائه خدمات می شوند.
در این شکل از سازمان،یک محیط الکترونیکی ایجاد می گردد تا هر کس بتواند کار خود را از هر نقطه ای از دنیا به راحتی از طریق کانال های ارتباطی مثل اینترنت انجام دهد. در سازمان های مجازی فرآیند عملیات کسب و کار،بر پایه کامپیوتر و سیستم ها بنا میشود.
به دلیل سود خوب و بهره وری بیشتر امروزه بسیاری از شرکت ها با توجه به نیاز بیشتر بازار فعالیت های خود را به صورت مجازی انجام می دهند و خدمات خود را در اختیار بقیه قرار می دهند.
سازمانهای مجازی ، به صورت موقت ، برای ترکیب و به کارگیری تواناییهای خاص اعضای آن سازمانها به وجود آمده و باعث افزایش بهره وری و استفاده سریع از فرصتهای خاص برای ارائه محصولات یا خدمات خاص می شود و معمولا بعد مسافت به وسیله ی تکنولوژی اطلاعات جبران می شود.
و اما نکات برجسته تعاریفی که دیگران ارائه داده اند
- انعطاف پذیری مهمترین ویژگی سازمانهای مجازی است.
- اطلاعات محور اصلی شرکتهای مجازی خواهد بود.
ویژگی اصلی سازمان مجازی آنست که لازم نیست برای ارائه خدمات همه افراد سازمان همیشه یا برخی اوقات کنار هم باشند، به عبارتی سازمان وجود دارد ولی قابل رویت نیست . آن یک شبکه است نه یک دفتر.
تکنولوژی های ارتباطی باعث تسهیل روابط در این گونه سازمانها می گردند.
از قبیل : پست الکترونیک – فاکس – تلفن و…
سازمانهای مجازی دربرگیرنده شکل های متنوع سازمانی هستند. در اینگونه سازمانها،زمان و مکان محدودیت به شمار نمی آید و می توان از روشهایی مانند تیمهای چندمنظوره ، سفارش از بیرون سازمان ، ارتباطات درون سازمانی و سایر موارد استفاده کرد;
افراد داخل سازمان باید از سطح بالاتری از اعتماد نسبت به یکدیگر برخوردار باشند.بدین علت که افراد کارشان را اغلب دور از دید سایر همکاران و مدیرانشان انجام می دهند، باید درجه اعتماد بالا باشد.
نکته قابل توجه در مورد سازمانهای مجازی امروزه این است که تکنولوژی های اطلاعاتی جدید اجازه می دهد چنین فعالیت هایی آسان تر شوند و گسترش یابند.
نکته دیگر ان است که نمی توان یک مدل سازمان ارائه داد بلکه مجازی شدن سازمان ها و شرکت ها درجات مختلفی دارد.
به طور کلی از سه زاویه می توان به سازمانهای مجازی نگاه کرد:
بعد اول:
از این بعد سازمان مجازی ، سازمان شامل یک گروه از افراد است که هرکدام در رشته خود متخصص هستند و شاخه کاری هر گروه افراد از یکدیگر متفاوت است و نتیجه فعالیت هایشان منجر به ارائه خدمات به مشتریان می شود. به عبارتی هر فرد یا هر همکار وظیفه ی خاص خود را دارد. آن ها همه دارای مهارت های ارتباطی قوی هستند و سطح بالایی از اعتماد بین آن ها برقرار است. اعضاء معمولا از طریق پست الکترونیک تلفن ، فاکس یاویدئو کنفرانس با یکدیگر ارتباط دارند.
بعد دوم:
در اینگونه سازمانهای مجازی ، گروهی از افراد از شرکتهای شریک یا همکار که همه اکثرا در یک شاخه خاص و یا وظیفه خاص مهارت دارند، کنار یکدیگر جمع می شوند تابتوانند یک سازمان موقت یا یک سازمان دائمی را که بتواند خدمات خاص ارائه دهد رابه وجود بیاورند.
وظایف خاص آنها عبارتند از: عرضه ، تولید، سیستم های اطلاعاتی ، توزیع و غیره .معمولا ارتباطات نیز مانند بعد اول از طریق پست الکترونیک ، تلفن ، فاکس و یا حضوری خواهد بود و همچنین به سطح بالایی از اعتماد نیاز دارد.
بعد سوم:
سازمان مجازی می تواند یک سازمان بزرگی باشد که برون دادهای سازمان خود را ازمیان تعداد زیادی از عملیات مهم سازمانهای دیگر انتخاب می کند مانند تولید یا توزیع.
اینگونه شرکت ها فعالیت های خود را با ریسک بالا، از طریق عرضه کنندگان یا به وسیله مشارکت کردن با دیگر شرکتهای متخصص در یک زمینه خاص انجام می دهند. مزیت اینگونه سازمانها اینست که می توانند روی بهترین فعالیتها تمرکز کنند.
برای مثال : یک شرکت کامپیوتری ممکن است کامپیوترهایی با نام خود عرضه کنداما ممکن است این شرکت حتی انبار یا کارخانه واقعی نداشته باشد.
فعالیت شرکت ها و سازمان ها مزیت هایی از جمله موارد زیر را دارا هستند:
- فراهم شدن شرایط لازم برای خلاقیت و نوآوری.
- بالا رفتن سرعت کار سرمایه گذاران و فعالین اقتصادی.
- پراکندگی جغرافیایی.
- فرامرزی بودن فعالیت ها با ثبت شرکت مجازی.
- کاهش هزینه های مربوط به اجاره مکان فعالیت.
- افزایش تحرک و انعطاف پذیری زیاد در مشاغل.
- مشارکت کنندگان متغیر.
- برابری شرکا.
- امکان استفاده از نیروی کار دفتری بصورت مشترک بدون نیاز به انجام هزینه بالا
- امکان بهره گیری مشترک از امکانات و تجهیزات اداری
- تجهیز محل کسب و کار به امکانات روز ارتباطی و مخابراتی
- حفظ و گسترش ارتباط با مشتریان و عدم از دست دادن ارتباط آن ها
تمام این مزیت های ذکر شده باعث میشوند تا بسیاری از سازمان ها علاقه مند به انجام فعالیت های خود به صورت مجازی شوند.
برای راه اندازی این گونه شرکت ها نیز نیاز به شرایط و قوانینی است که باید فراهم و انجام شوند که در زیر به آن ها اشاره می کنیم:
- دارا بودن دفتر کار یا مکان فعالیت مجهز به امکانات ذیل(دارای سند مالکیت یا اجاره نامه رسمی که در آن امکان اجاره به غیر لحاظ شده است).
- اتاق جلسات و قرارهای کاری.
- اینترنت
- خطوط تلفن ثابت.
- امکان دریافت فکس.
- یک آدرس پستی ثابت جهت مکاتبات اداری.
- نصب تابلو دفتر کار مشترک در ورودی مکان فعالیت.
ویژگی های شرکت های مجازی
بنا به نظر چارلز هندی ، ویژگی اصلی سازمان مجازی آن است که لازم نیست اعضاء سازمان برای ارائه خدمات همیشه در کنار هم باشند ، به عبارتی سازمان وجود دارد ولی قابل مشاهده نیست.
اطلاعات ، محور اصلی شرکت های مجازی است. تحرک و انعطاف پذیری از سایر ویژگی های مهم سازمان مجازی است. در این نوع سازمان ها ، اعضاء معمولاَ از طریق تلفن ، پست الکترونیک ، ویدیو ، فاکس با یکدیگر ارتباط دارند.
به طور خلاصه ابزار کلیدی در سازمانهای مجازی ، ارتباطات و میزان اثربخشی تکنولوژی اطلاعات است.
برای هر ارتباطی یک زمینه روانی وجود دارد و باتوجه به اینکه سازمانهای مجازی توسط تکنولوژی هم حمایت می شوند، می توان گفت:
- چالشهای روانی ۹۰% و تکنولوژی ۱۰% مشکلات سازمانهای مجازی را تشکیل می دهند.
- عوامل موثر بر تسریع روند مجازی شدن.
- افزایش تحرک و انعطاف پذیری زیاد در مشاغل.
- روند نزولی در ایجاد مشاغل مادام العمر و ترقی شغلی پلکانی.
- مورد توجه قرار گرفته شدن افرادی که به وفاداری حرفه ای بیش از وفاداری سازمانی ارزش می گذارند و به زندگی خصوصی و زندگی کاری ارزش مساوی می دهند
- بالارفتن پیچیدگی مصرف کنندگان و همچنین افزایش مصرف کنندگانی که طالب کیفیت ، انتخاب و ارزش برای پول هستند.
- نیاز به سرعت بیشتر در پاسخ به تغییرات و افزایش سرعت در ارائه محصولات جدید به بازار.
به طور کلی سه مانع را می توان سدی برای توسعه سازمانهای مجازی یافت:
- عدم وجود زیرساختهای مناسب سخت افزاری و نرم افزاری
- نحوه نگرش مدیران نسبت به کارکنان و تکنولوژی
- عدم تمایل افراد به انعطاف پذیری در شغل
توضیحات مربوط به این 3 مانع
- از قبیل عدم توانایی به کارگیری دانش رایانه ای نسل جدید توسط عموم ، احتمال عدم سرمایه گذاری دولت به اندازه کافی در به کارگیری تکنولوژی ارتباطی مدرن مانند: استفاده از فیبر نوری ، ماهواره ، مسائل مربوط به اینترنت و غیره.
- امروزه بسیاری از سازمانها هنوزساختار کنترل و فرمان را حفظ کرده اند، مدیران می ترسند که روشهای کاری منعطف منجر به آشفتگی کارکنان شود و اینکه آنها به موقع نیاز، در دسترس نباشند. علی رغم توانمندسازی روزافزون ، هنوز عدم اعتماد به هرکس. یا هرچیزی که دیده نشود، وجوددارد. هنوز بسیاری از مدیران برای سنجش عملکرد به زمان حضور فیزیکی متکی هستند.
- امروزه اکثر افراد عادت به استخدام مادام العمر دارند که بتوانند درآمد حاصل از آن شغل پشتیبان زندگی خانوادگی شان باشد.پس باوجود این برای اینگونه افراد مشکل است که انقلابی در طرز زندگی شان به وجودآورند و قطعا به مفهوم کار پیمانی ، روی خوش نشان نمی دهند. این در حالی است که سازمانها باید به کارکنان خود کمک کنند که خود را برای دنیایی آماده سازند که در آن برای کسی شغل تضمین شده مادام العمر وجود ندارد.
پس لازم است سازمانها به کارکنان کمک کنند تا مجموعه ای از مهارت های قابل انتقال راکسب کنند، مانند سواد رایانه ای وکامپیوتری ، زبان های خارجی ، کار تیمی و مسائل مربوط به ارتباطات.
و اما به جز مزایایی که برای مجازی بودن شرکت ها وجود دارد و سازمان هارا علاقه مند به مجازی بودن می کند، معایبی نیز وجود دارد که به آن ها می پردازیم:
از آنجایی که مرز بین زندگی کاری و زندگی در منزل کم رنگ خواهدشد امکان افزایش سطح استرس در بین پرسنل سازمان وجود خواهد داشت. اگر رابطه اجتماعی طراحی مجدد نشود و همچنین قوانین مربوط به استخدام تغییرنکند. کارکنان دانش محور باارزش ، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست می دهند ومهارت خود را به بالاترین پیشنهاد خواهند فروخت.
ریزش بالای کارکنان
کارکنانی که دانش محور نباشند کم کم به حاشیه سازمان رانده می شوند. مگر اینکه برنامه ای ارائه شود که کارکنان سازمان که هنوز کار فیزیکی دارند، آموزش ببینند و از آنها حمایت شود. به طور کلی می توان اینگونه نتیجه گیری کرد که امروزه سازمانها به سرعت به سمت مجازی شدن پیش می روند که این ، خود بسیاری از روش های مدیریتی را تغییر می دهد. در سازمان های مجازی افراد دیگر مجبور به حضور در محل کار در ساعات مشخص نیستند و از این نظر سازمان های مجازی طرفداران زیادی پیدا می کنند. همچنین افراد یک شغل عادی نخواهند داشت ، بلکه همزمان در چند پروژه با اعضای تیم های مختلف از حرفه های مختلف کار خواهند کرد. به طور کلی می توان فهمید علاوه بر یادگیری روش کار با تکنولوژی و شبکه های مجازی، باید مهارت های ویژه برای انجام پروژه یاد گرفت.