برای تحقق یافتن یک جلسه رسمی موفق، نیاز به تنظیم یک صورت جلسه قوی و استاندارد است که بتواند بهترین تصویر از جلسه را به تصویر بکشد و نشان دهد.
برای نوشتن صورت جلسه ای مناسب نیاز است نعدادی ارکات را رعایت کنیم تا صورت جلسه ی مناسبی را ارائه دهیم.
در این مقاله این ارکان را بررسی می کنیم:
- مشخصات اعضای شرکت کننده: مشخصه های فردی و شغلی اعضاء با ثبت شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان (ثبت مشخصات نفر جایگزین و نفر اصلی به همراه توجیه عدم حضور فرد اصلی)
- امضای شرکت کنندگان: در آخرین صفحه صورت جلسه و طی ثبت نام و پست سازمانی افراد شرکت کننده و امضای آنان صورت جلسه رسمیت می یابد. در صورت جلسه های مالی و حقوقی امضای تمامی صفحات توسط اعضاء شرکت کننده الزامی است.
- دستور جلسه: هدف جلسه و برنامه برگزاری جلسه که قبلا از طریق دعوت نامه به اعضاء اطلاع داده شده است.
- مطالب مطرح شده: درج مذاکرات و مشروح یا خلاصه مطالب عنوان شده در جلسه.
- زمان و مکان جلسه: تاریخ و ساعت برگزاری جلسه و مکان دقیق برگزاری جلسه.
- مصوبات جلسه و تکالیف جلسه بعدی برای اعضای جلسه در خصوص جلسات مهم و ادامه دار.
در این قسمت به معانی برخی واژه ها می پردازیم:
الف ) جلسه:
قبل از ورود به بحث پیرامون صورت جلسه لازم است بدانیم که جلسه چیست ؟ به چه منظور تشکیل می شود ؟ و تحت چه شرایطی مصداق پیدا می کند ؟
جلسه در لغت به معنی نشستن برای رسیدگی و گفتگو درباره امری (1) در اصطلاح معنوی لغوی خود رانیز حفظ نموده و می توان گفت : گردهمایی صاحب نظران و یا مسئولان بر اساس وظایف یا ماموریت های محوله در محل معین و زمانی مشخص به منظور رسیدگی پیرامون حلو فصل یک معضل اداری و یا اجتماعی و یا ………… جستجو جهت پیدا نمودن راه حل مناسب برای آن و یا اتخاذ تصمیم درباره نحوه اجرای امری خاص . بدیهی است تصمیمات متخذه در این گونه جلسات به دلیل آثار تبعی ان باید به نوشته درآید.
ب )ارکان جلسه:
با عنایت به تعریف فوق ، جلسه هنگامی مصداق پیدا می کند که تجمع ارکان چهارگانه یعنی : اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان مشخص حاصل شده باشد .
برای توضیح بیشتر ایجاب می نماید که به شرح هر یک از ارکان جلسه و هم چنین شرایط تحقق آن ولو به طور اختصار بپردازیم .
اعضاء جلسه – به شرکت کنندگان در جلسه اعضاء جلسه گفته می شود . شرکت و حضور اعضاء در جلسه.
واژه جلسه:
ممکن است جزء وظایف سازمانی ان ها باشد . مانند بعضی از وزراء و مسئولین که به دلیل پست مورد تصدی خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های دولتی وابسته به وزارت خانه پست تحت سرپرستی خود را برعهده خود ، عضویت و یا ریاست مجمع عمومی برخی از سازمان های وابسته به وزارت خانه تحت سرپرستی خود را بر عهده دارند . مانند ریاست مجامع عمومی شرکت های دولتی که اغلب بر اساس اساسنامه و قانون تشکیل آن با وزیر وزارت خانه مربوطه است ، یا اینکه به موجب تفویض اختیار و ارجاع نمایندگی از طرف مقام یا یک واحد سازمانی در جلسه حضور یابند . در برخی از جلسات که به موجب قانون یا آئین نامه ای ویژه تشکیل می شود ، سمت شرکت کننده در جلسه از قبل تعیین و ابلاغ گردیده است.
دستور جلسه:
هدف از تشکیل جلسه قبلا مشخص گردیده و به طور مکتوب تحت عنوان دستور جلسه برای شرکت کنندگان ارسال می گردد . وجود دستور جلسه مدون و مکتوب علاوه بر آنکه باعث می شود که مذاکرات از مسیر اصلی خود منحرف نشود ، به شرکت کننده این امکان را می دهد که قبلا مدارک و سوابق مورد نیاز را تهیه نموده و عندالزوم در زمینه موضوع مطالعات لازم را به عمل آورد . قدر مسلم علاوه بر اینکه وقت جلسه بیهوده هدر نمی شود به کارائی جلسه به طور قابل ملاحظه ای افزوده می گردد .
مکان جلسه:
مکان جلسه به محل برگزاری جلسه اطلاق می شود . محل برگزاری جلسه در جلسات عادی و اداری از پیش تعیین و ضمن دعوت نامه به استحضار شرکت کنندگان می رسد . لازم به ذکر ا ست که برخی از جلسات می باید در محل خاصی تشکیل شود تا جنبه رسمیت به خود گیرد . ( مانند جلسات پارلمان در کشورهای مختلف که باید در محل آن تشکیل گردد. )
سازمان جلسه:
حال که درباره ارکان جلسه بحث شد ، بد نیست مختصری درباره سازمان صحبت شود تا شناخت کامل از جلسه به عمل آمده باشد .
معمولا در هر جلسه ای یک نفر به عنوان رئیس ، چند نفر هم به سمت دبیر جلسه شرکت دارند . سازمان مزبور عمومیت داشته و در کلیه جلسات رسمی می تواند صادق باشد . اداره امور جلسه با رئیس جلسه است . رئیس ممکن است در همان جلسه به وسیله شرکت کنندگان انتخاب گردیده باشد . یا اینکه به موجب مقررات و قوانین خاص از قبل نعیین گردیده باشد .
هدایت و رهبری جلسه با رئیس است . وظایف دیگر او تعیین وقت صحبت برای اعضاء جلسه می باشد . موظف است که مراقبت نمایند جلسه از مسیر اصلی خود خارج نشود و یا صحبت های متفرقه موجب اتلاف وقت فراهم نگردد . رئیس جلسه مانند سایر اعضاء دارای یک رای می باشد . به دلیل رئیس بودن امتیار ویژه ای به وی تعلق نمی گیرد . در برخی از جلسات ممکن است به موجب مقررات و قوانین امتیاز ویژه ای برای رئیس در نظر گرفته شده باشد . مثلا هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد ، ملاک تصمیم در تصویب یا عدم تصویب موضوع وجود رای رئیس در هریک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود .
اعضاء جلسه هر یک به نوبه خود دارای وظایفی هستند . از آن جمله مطالعه کافی و کسب اطلاعات لازم پیرامون دستور جلسه ، بررسی مسائل و استنتاج منطقی ، رعایت بی نظری و بی طرفی در امور و ارائه نظرات لازم و اجتناب از پراکنده گوئی و خارج نشدن از موضوع . هر یک از اعضاء جلسه معمولا دارای یک رای می باشند .
دبیر جلسه ممکن است از بین اعضاء جلسه به عنوان دبیر در همان جلسه انتخاب شود . در عمل این نوع انتخاب نتیجه مناسبی نداشته چون اغلب مشاهده گردیده است که دبیری که سمت عضویت داشته است نتوانسته در انجام وظایف محوله بی طرفی خود را حفظ نماید.
بنابراین بهتر است که دبیر جلسه از بین اعضاء جلسه نبوده و حق رای هم نداشته باشد .
صورت جلسه:
صورت جلسه در لغت به معنی ، نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوهای اعضاء مجلسی ذکر شده باشد ، ورقه ای که در آن شرح واقعه شود .
- از دیدگاه حقوقی ، صورت جلسه ( یا صورت مجلس ) ورقه ای است که یک مقام رسمی ( قاضی و پلیس و یا غیره ) در آن یک عمل قضایی یا یک عمل خارجی ( مانند ضرب و جرح و قتل و غیره ) را به منظور اثبات یک واقعه مدنی یا کیفری یا اداری ثبت می کند .
- (در این کتاب مفهوم حقوقی صورت جلسه مطرح نمی باشد . )
همان طور که از معانی آن مستناد می گردد ، صورت جلسه یا صورت مجلس به سند یا نوشته ای گفته می شود که : در بردارنده مطالب مطروحه ، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذ شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.
طرح یا چارچوب صورت جلسه:
هر جلسه رسمی با تجمع ارکان که قبلا بیان گردید تحقق می یابد . مکمل تحقق جلسه تنظیم صورت جلسه است که رسمیت جلسه را تامین می نماید . هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید در آ« باید ذکر شود . برخی از این ارکان به سایر مهم بوده که بدون آن صورت جلسه تحقق پیدا نمی کند . برخی دیگر در درجه دوم قرارد دارد.
در این قسمت بار دیگر ارکان صورت جلسه را به صورت خلاصه ذکر می کنیم:
- مشخصات اعضای شرکت کننده
- امضاء شرکت کنندگان
- دستور جلسه
- مطالب مطروحه
- تصمیمات اتخاذ شده
- زمان جلسه
- مکان جلسه
- تکلیف جلسه بعدی
قید آنچه به عنوان ارکان صورت جلسه در بالا به آن اشاره گردید در تنظیم و تدوین صورت جلسه الزامی است. اینک به جهت روشن شدن مطلب ضمن توضیح لازم نحوه تنظیم و تدوین آن ذیلا درج می گردد.
مشخصات تعضائ شرکت کننده – مشخصه های فردی و شغلی هر یک از شرکت کنندگان و هم چنین شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت انان در صورت جلسه نوشته می شود . در صورتی که فرد شرکت کننده به نمایندگی از طرف شخص حقیقی دیگری در جلسه حضور یافته باشد . نام هر دو نفر با توجیه کامل مطلب قید می شود .
تنظیم صورت جلسه :
تدوین و تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود . منشی جلسه ممکن است یکی از اعضا< جلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد . در هر صورت لازم است که در تنظیم صورت جلسه اطلاعات و تجربیات لازم را داشته باشد . اصلح است که دبیر جلسه از اعضاء رسمی جلسه نباشد .
برای تنظیم و تدوین صورت جلسه و امضاء آن از دو روش استفاده می شود . در روش اول ، بعد از پایان جلسه
- پلیس قضایی- ماموران تفتیش و کشف جرائم و اقدامات راجع به جلوگیری متهم از فرار و پنهان شدن که عبارتند از دادستان شهرستان و دادیاران او- بازپرس-کلانتران شهربانی- صاحب منصبان ژاندارمری ، ماموران مذکور را ضابطین دادگستری هم می نامند. ترمینولوژی حقوق – ص 128.
- با توجه به ویژگیهای هر جلسه و بر اساس نیازها ، دبیران جلسه می توانند فرم مناسب دیگر دبا کارآیی موثر تر برای جلسات طراحی و تدوین نمایند .
- برای دبیری جلسه می تونا از روسای دفاتر مدیران که به همین منظور آموزش داده شده اند . استفاده نمود.
براساس مطالب مطروحه صورت جلسه آماده و برای امضاء به یکایک شرکت کنندگان ارائه می شود . اعمال این روش ظاهرا منطقی است چرا که با فرصتی که دبیر دارد صورت جلسه را به طور کامل تدوین نموده و ترتیب تایپ آن را می دهد . اما در عمل با مشکلاتی مواجه است و حتی ممکن است صورت جلسه امضاء نشود . زیرا با توجه به زمانی از پایان جلسه تا تنظیم و آماده شدن صورت جلسه فاصله یافته است شرکت کننده در نظرات خخود تعدیل نموده باشد . در این صورت دبیر مجبور است که در نوشته های خود این تغییرات را منعکس نماید . قدر مسلم امکان دارد که تغییرات مزبور مورد موافقت عضو و یا اعضاء دیگر جلسه نباشد ، که ان هم باید منعکس شود . به این ترتیب چندین مرتبه صورت جلسه تغییر نموده و کار مشکل حتی غیر ممکن می شود .
برای رفع این مشکلات لازم است که صورت جلسه در همان جلسه آماده و به امضاء اعضاء برسد . نحوه انجام کار بسیار آسان بوده و فقط نیاز به تمرین و هم چنین کسب اطلاعات لازم در مورد هر جلسه می باشد .
همان طور که گفته شد در هر جلسه موارد ثابت و مشخصی وجود دارد که از قبل تعیین گردیده و میتوان قبلا اطلاعات لازم را درباره آن تحصیل نمود مانند : شرکت کنندگان و مشخصات آنها ، دستور جلسه ، زمان جلسه و مکان جلسه که دبیر می تواند به منظور صرفه جوئی در وقت و تحصیل فراغت لازم برای نوشتن سایر مطالب ، قبل از تشکیل جلسه موارد مزبور را در صورت جلسه منعکس نماید . با عنایت به اینکه در صورت جلسه های اداری نیازی به مشروح کامل مذاکرات نمی باشد . لذا چکیده مطالب عنوان شده توسط هر یک از شرکت کنندگان را یادداشت می نماید . سپس با انجام جمع بندی تصمیمات اتخاذ شده را نیز مشخص و بر اساس اولویت تنظیم می نماید .
به این ترتیب صورت جلسه آماده می گردد . در آخر جلسه آنچه را که نوشته است برای حاضرین قرائت می نماید و پس از انعکاس نظرات اصلاحی آنان که در همان جمع مطرح می شود ، به امضاء می رساند . سپس در همان هنگام نسبت به تکثیر صورت جلسه اقدام و به هر یک از شرکت کنندگان تصویری ارائه می دهد.
در موردی که نسخه امضاء شده قابل تکثیر و ارائه نباشد ، ترتیب تایپ آن را می دهد و ذیل کلیه نسخ را به عنوان دبیر جلسه امضاء می نماید . قدر مسلم قبل از امضاء توضیح می دهد که نسخه اصلی و امضاء شده در کجا نگهداری و بایگانی گردیده است .
چنانچه ایجاب نماید که نسخ تایپ شده به وسیله شرکت کنندگان امضاء گردد ، نسخ مزبور با تصویر صورت جلسه امضاء شده برای اعضاء ارسال می گردد . در این صورت شرکت کننده ملزم به امضاء بوده و چنانچه نظر دیگری داشته باشد می یابد با خط خود به صورت جلسه اضافه نمایید.