مقدمهای بر صورتجلسه
صورتجلسه به نوشتهایی گفته میشود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسات رسمیست. به طور معمول صورتجلسات شامل تاریخ جلسه، محل برگزاری جلسه، حاضرین و غائبین و مصوبات و مذاکرات جلسه است.
باید یادآور شویم که برای انجام هرگونه تغییر در شرکت یا اتخاذ هر تصمیم جدید مانند ورود و خروج شرکا، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت، تبدیل سهام و …، باید صورتجلسه تغییرات تنظیم گردد.
صورت جلسه چیست؟
کلیه تغییرات شرکتهای تجاری در قالب تنظیم صورتجلسه صورت میگیرد. تنظیم صورتجلسه مخصوص جلسات رسمیست. برای انجام تغییرات شرکت باید مجامع عمومی یا جلسه هیات مدیران شرکت تشکیل شود. تمامی تغییرات و تصمیمات پس از اتمام جلسه توسط منشی جلسه یادداشت میشود و پس از قرائت به امضا اعضا حاضر در جلسه میرسد.
تنظیم صورت جلسه:
تنظیم مطالب در نشست های رسمی به وسیله دبیر یا منشی جلسه انجام می شود.
منشی جلسه ممکن است یکی از اعضا جلسه بوده و یا شخص دیگری که به همین عنوان و بدون داشتن حق رای در جلسه حضور می یابد.
متن صورت جلسه باید کامل و دقیق مطابق با نمونه های ارائه شده اداره ثبت شرکت ها تنظیم گردد و سپس عیناَ در سامانه اداره ثبت شرکت ها درج شود . پس از درج در سامانه ، می بایست اصل صورتجلسه امضاء شده و به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد.
انواع صورت جلسه:
- صورتجلسه هیات مدیره
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
- صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوقالعاده
- صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده
مراحل تنظیم صورتجلسه:
وقتی موسسین شرکت قصد انجام چند تغییر همزمان در شرکت را دارند؛ میبایست برای هر یک از موضوعات، صورتجلسه مجزا تنظیم کنند. برای مثال جمع این عناوین یعنی تغییر اعضا، تغییر در سهام شرکت، تغییر آدرس و سایر تغییرات غیرممکن است و باعث رد ثبت آنها میگردد.
با توجه به نوع صورتجلسه (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوقالعاده، هیئت مدیره)، باید برای هریک از آنها پذیرش اینترنتی جداگانه دریافت شود. برای نمونه اگر صورتجلسه مورد تغییر، نام شرکت به همراه تغییرات دیگر نظیر تغییر آدرس شرکت باشد، حتیالمقدور صورتجلسهای مجزا تدوین شود؛ تا در صورتیکه نام پیشنهادی شما تائید نشود، به بقیه تغییرات اعمال شده خللی وارد نکند.
انتخاب صحیح نوع صورتجلسه:
انتخاب صحیح نوع صورتجلسه، با توجه به نوع شرکت بسیار مهم و تعیین کننده است. به عنوان مثال برای انحلال یک شرکت با مسئولیت محدود، حتما باید صورتجلسه مجمع عمومی فوقالعاده تنظیم شود. در صورتی که صورتجلسه انحلال ذیل سایر عناوین صورتجلسات مانند صورت جلسه هیئتمدیره تشکیل گردد، موجب رد صورتجلسه میگردد.
جامع و کامل بودن صورتجلسه:
متن صورتجلسه را کامل، دقیق و عینا مانند نمونه ارائه شده توسط اداره ثبت شرکتها تنظیم نمایید. پیشنهاد ما به شما این است که دقت کنید که متن صورتجلسه تایپ شده در سامانه، به طور دقیق با متن صورتجلسه تنظیمی یکسان باشد.
ارسال اصل صورتجلسه به اداره ثبت شرکتها:
اصل صورتجلسه امضا شده توسط اعضا باید به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد، نه کپی آن. باید دقت داشته باشید که کپی برابر اصل صورتجلسه نیز پذیرفته شده نیست.
نام گذاری دقیق صورتجلسه:
دقت نمایید که نام صورتجلسه به درستی تعیین شده باشد. انواع متفاوتی از صورتجلسه را در یک صورتجلسه ترکیب نکنید. به عنوان مثال از تنظیم عناوینی همچون ((مجمع عمومی عادی و فوقالعاده)) خودداری نمایید.
دریافت کد رهگیری:
رکن اصلی شناسایی و پذیرش صورتجلسه شما، کد رهگیری صادرشده توسط سامانه برای شما است. حتما در بالای برگ صورتجلسه، شماره رهگیری و بارکد صادرشده درج شود. همچنین یک نسخه از رسید پذیرش حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمائید. باید توجه داشت که کمرنگ یا ناخوانا بودن کد رهگیری موجب رد صورتجلسه شما میشود.
ذکر دقیق شناسه ملی و شماره ثبت:
شماره ثبت و شناسه ملی در ثبت صورتجلسه از اهمیت فراوانی برخوردار است. اگر شماره ثبت، شناسه ملی شرکت یا موسسه شما با هم مطابقت ندارد یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما تخصیص یافته است، امکان پذیرش صورتجلسه خود را ندارید. در این موارد، قبل از اقدام به ثبت صورتجلسه خود، به واحد تعیین شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکتها مراجعه فرمایید.
تاریخ صورتجلسه:
تاریخ صورتجلسه موضوع بسیار مهمی است. دقت نمایید که تاریخ ذکرشده در هر دو صورتجلسه امضا شده یکی باشد و با تاریخ ذکرشده در سامانه نیز دقیقا همخوانی داشته باشد.
چگونگی ثبت صورتجلسه شرکت:
- تکمیل اطلاعات شرکت
- وارد کردن شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی، وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …)
- مشخص کردن نوع صورتجلسه «نسبت به نوع شرکت، نوع صورت جلسه تغییر میکند»
- مشخص کردن نصاب جلسه
- وارد کردن نام، نامخانوادگی، شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع رسانی در مواقع خاص
- مشخص کردن سمت متقاضی (اصیل یا وکیل)
- مشخص کردن تاریخ جلسه برگزار شده
- مشخص کردن ساعت شروع و خاتمه جلسات تشکیل شده
- دریافت شماره دسترسی ۱۹ رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقتی
- مشخص کردن نام، نامخانوادگی و سمت امضا کننده دفتر
- انتخاب یکی از گزینههای موجود از فهرست نوع تصمیم
- معین کردن نامهای درخواستی (نباید بیش از ۵ اسم باشد)
- مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حضور داشتند
- وارد کردن مشخصات شخص
- وارد کردن شماره ملی اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه اشخاص غیرایرانی
- وارد کردن نام، شماره ملی و شماره ثبت شخص درصورتیکه شخص حقوقی باشد.
مرجع ثبت صورتجلسه:
برای ثبت صورتجلسه تغییرات، شما باید پس از تکمیل مراحل ثبت در که در بالا به آن اشاره کردیم، به سایت اداره ثبت شرکتها به نشانی «irsherkat.ssaa.ir» مراجعه نمائید و صورتجلسه تنظیمی خود را به ثبت برسانید.
نکات حقوقی تنظیم صورتجلسه هیئت مدیره:
- برای تشکیل و رسمیت جلسات هیئت مدیره، حضور بیش از نیمی از اعضای هیئت مدیره ضروریست.
- موضوعات مطرح شده در جلسات هیئت مدیره باید به تصویب اکثریت اعضا حاضر در جلسه هیئت مدیره برسد مگر در صورتیکه اساسنامه شرکت، اکثریت بیشتری را تعیین کرده باشد.
- حضور در جلسات هیئت مدیره قائم به شخص است.هریک از اعضای هیئت مدیره باید شخصا در این نوع جلسات شرکت کند. در نتیجه عضو هیئت مدیره میتواند به جای خود، از نماینده یا وکیل برای حضور در جلسات هیئت مدیره استفاده کند.
- اقدامات و تصمیمات هیئت مدیره در صورتیکه خارج از موضوع شرکت باشد، باطل است و اثر قانونی ندارد
نکات حقوقی تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی عادی:
- برای تصویب ترازنامه، انتخاب روزنامه کثیرالانتشار، انتخاب مدیران و بازرسان، تمدید مدت تصدی مدیران و بازرسان یا یکی از آنها باید از این نوع صورتجلسه استفاده کنید.
- زمان برگزاری مجمع عمومی عادی، ظرف چهار ماه اول سال مالی است و اگر به هر دلیل در این مدت تشکیل نشود، باید مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده تشکیل شود.
- در صورتی که تمامی اعضا و سهامداران شرکت در هنگام تشکیل مجمع حاضر باشند، انتشار آگهی دعوت الزامی نیست.
نکات حقوقی تنظیم صورت جلسه مجمع عمومی فوق العاده:
- انجام بعضی از تغییرات شرکت منحصرا در صلاحیت مجمع عمومی فوقالعاده است. به عنوان مثال اگر شما بخواهید شرکت خود را منحل کنید یا تغییراتی در موارد اساسنامه خود اعمال کنید، باید در مجمع عمومی فوق العاده را برای تصمیم گیری دعوت کنید.
- مجمع عمومی فوقالعاده با حضور بیش از نیمی از سهامداران شرکت رسمیت پیدا میکند و تصمیم گیری در این مجمع با اکثریت اعضا حاضر صورت میگیرد.
ثبت صورتجلسه نیازی به وکیل ندارد:
یکی از موضوعاتی که ذهن بسیاری از صاحبان کسب و کار را در درگیر خود نموده است، این موضوعست آیا بدون حضور وکیل امکان ثبت صورتجلسه وجود دارد؟ آیا افراد برای ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها، ملزم به معرفی و استفاده از وکیل هستند؟
در پاسخ باید گفت که این تصور رایج، اشتباه است. اشخاص میتوانند پس از تنظیم صورتجلسه، بدون دخالت وکیل کار تغییرات را ادامه دهند و به ثبت برسانند.
اینکه تمامی شرکتهای ثبتی برای انجام امور ثبتی در اداره ثبت شرکتها از وکیل دادگستری استفاده می کنند به علت سهولت کار مشتری است. به خاطر داشته باشید که مجموعه ثبتیار با در اختیار داشتن کارشناسان حقوقدان میتوانند تغییرات شرکت شما را در کمترین زمان ممکن و با هزینه مناسب به ثبت برساند. برای اطلاعات بیشتر در مورد تغییرات شرکت، همین حالا با کارشناسان ثبتیارتماس بگیرید.
متن صورتجلسه:
در این صفحه باید متن صورتجلسه تایپ شود. برای جلوگیری از اتلاف وقت می توانید از متون پیش فرضی که در سامانه تعبیه شده است استفاده نمایید. این متون بر اساس آنچه در تصمیمات انتخاب شده است تغییر می کند. برای این کار باید کلید «دریافت متن پیشنهادی رایانه» را کلیک نماییم. همچنین این متون کاملاً قابل تغییر است و قابلیت کپی و الصاق نیز دارد. در این مرحله و پس از تکمیل صورتجلسه کلید «پذیرش نهایی» را کلیک می کنیم.
پذیرش نهایی:
وقتی اطلاعات صورتجلسه به طور کامل و با دقت توسط متقاضی وارد رایانه شد، جهت ارسال صورتجلسه مکانیزه به ثبت شرکتها، متقاضی باید را کلیک کند.پس از کلیک بر روی این دکمه رایانه “تاییدیه پذیرش” را به متقاضی نشان می دهد که متقاضی باید به دقت آن را مطالعه کرده و بر اساس آن عمل کند.در ضمن متقاضی هر زمان نیاز داشت می تواند مجددا تاییدیه پذیرش را با کلیک بر روی چاپ مشاهده کند.